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知らないと損する「社長のための出張旅費規程」の使い方(前編)

お役立ち記事
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あなたの会社にもあるに違いない「出張旅費規程」。実はこれ、上手に使えば、税金などのコストを削減できる強力な武器になるのです。

でも、「ある理由」から広まっていない情報です。

ちなみにこれは、私が5年以上にわたって実際にやってみての体験がベースになっています。

身体を張った実体験エピソード(笑)。

それではいってみましょう!

なぜそもそも出張旅費の話がウケるのか?

これを読んでいるあなたは、なぜそもそも「出張旅費」なんかで得をするのか不思議に思うかもしれません。

出張旅費って「領収書とか添付して申請して、それで終わりじゃないの?」と思っているあなた、ハイ、確かにそうですね。

でもそれは「サラリーマンから見た出張旅費」なのですね。

経営者にとってみればこれ、すごく面白い、得する使い方のできるアイテムなのですよ。

詳しく見ていきましょう。

知れば知るほど得をする「出張旅費規程」の使い方

まずは基本的なところをおさえていきましょう。

言わずもがなのことですが、
ある程度以上の規模の会社、または役所では、
出張をすると交通費や宿泊費のほか、出張手当(いわゆる日当)が支給されます。

これら、
交通費・宿泊費・出張手当(日当)のことをひっくるめて旅費と呼びます。

旅費は所得税法上、
非課税として定められており、税金はかかりません。

もう一度言います。

旅費は所得税法上、
非課税として定められており、税金はかからないのです。

これ重要

この旅費は、所得税法上、
「実費精算を求められていない」ため、
旅費規程で決められた金額を支給することが可能なのです。

これは事務が煩雑になるのを避けるためと言われています。

ですが、たいていの場合、
実費よりも高い金額が支給されるであろうことは予想できますよね。

さらに、旅費規程上では「正規の運賃や宿泊費で規定」するのに対し、

実際は、「各種の割引切符や安いビジネスホテルを利用」することも別に問題なくできるのです。

つまり、旅費規程に基づいた支給がされていれば、
「実際にかかった金額以上に支給しても、所得税は非課税とすることが認められている」
ということ。

ここ、めちゃくちゃ大事なところです。

別の観点で見てみましょう。

会社から個人に所得を移すときに、給料の形で移せば、所得税、社会保険料とダブルで取られて、手取りがグッと減りますよね。

あなたの会社が儲かっていて、社長の給料が高い場合、これが悩みのタネだったりしませんか?

だけど、出張旅費(日当含む)であれば、「非課税」で個人に移転でき、法人からみたら、もちろん全額損金で落とせるわけです。

そこであなたはこう思うかも知れません。
「だけど、出張旅費の金額なんてたかが知れてる。大した効果はないんじゃないの?」

いやいや、それがそうでもないんですよね。
ルールを作り込むことによって、それ相応の金額になります。

また、なんと言っても、原資ゼロで節税できることが大きい。

通常、節税しようと思ったら、なんらかの支払いが生じますよね。
ま、わかりやすいところでいくと高級外車を会社で買う、なんていうベタな方法がありますが、これだって、そもそも高級外車を買うという支出は実際に生じているわけであって、お金はドーンと減っているわけですよね。しかも減価償却額相当額しか損金に参入できないので、節税額以上にキャッシュは減っちゃうわけです。

それってなんの意味があるの?と私は思うんですよね。

この方法の素晴らしさは、ルールを決めるだけで、(出張の実費を除いて)キャッシュを1円も減らさず節税効果があること、なのです。

ただし、

前述の税法の趣旨にきっちり則ったルールを作り込んで、ドキュメント類もそのルールに沿って残さないと、否認される危険はもちろんあります。

しかし、それさえ守れば、
節税としての観点から実に「使い勝手の良い方法」。

それが「出張旅費規程」なのです。

なぜこんなことが可能かというと、

法的根拠があるから

です。

国税庁公認の出張旅費ルールとは

国税庁の所得税基本通達9-3では、非課税とされる旅費の範囲について通達されています。
(出典)国税庁ホームページ

これを簡単にまとめると以下の通りになります。

・出張の目的、目的地、
 行路または期間の長短、
 宿泊の要否、
 旅行者の職務内容及び地位等からみて
 その旅行に”通常必要”とされる費用を支給して構わない。

・”通常必要”とされる費用かどうかの判定は、
 社内の役職間のバランスと同規模の会社と
 比べ高すぎないよう考慮しているかどうか。

ちなみに、

”通常必要”とされる費用が
具体的に「いくらであるか」については示されていません。

だから、
各社の経営における合理性を
考慮した適切な金額を設定する必要があるのです。

これは、
逆にいうと

合理性の説明ができれば、金額の設定がこちらでできる

ということです。

ね、めちゃめちゃ面白いでしょ。

では、”通常かかる費用”について具体的に考えてみましょう。

国が認めた必要経費算出のルール

まず、交通費。

出張で移動するためにはまず交通費がかかりますよね。

その場合、
社長ならばあらかじめ旅費規程で、
「新幹線はグリーン車、飛行機はビジネスクラスを利用する」
と決めておけば、

その正規運賃が必要経費として問題なく認められるのです。

で、宿泊費。

宿泊費についても同様。

社長だから、
「出張先ではしっかりと休養を取るために、
 設備の整ったシティホテルに泊まれる金額」を

旅費規程に定めておけば、

常識の範囲内の金額であれば必要経費として認められます。

例えば、
県庁所在地や特別区および政令指定都市の場合、
それ以外の場所に泊まった場合に比べて、

よりホテル代が高いであろうことは容易に想像がつきますよね。

あらかじめ、その場合は「一泊○万円」とルールとして決めておけば、

実際には
何らかの事情で「一泊7,000円のビジネスホテル」に宿泊したとしても、
その差額を精算する必要はないのです。

面白いでしょ。

ハイ、話は変わりますが、

ここで、
悪いニュースが二つあります。

注意!気をつけるべき運用のルール

まず、一つ目。
この出張旅費規程の恩恵を受けるためには、
法人格がないといけない。

つまり、残念ながら、
個人事業主は対象外なのです。

そして二つ目。

先述の通りテキトーに作った規程では、税務調査を突破できません。

ではどうしたらいいか、

それは次回以降解説しますね。

注)自社に出張旅費規程を導入する場合は、必ず税理士などプロのアドバイスを聞いた上でなさってくださいね。

*以上の文章は、
旅費規程活用マニュアル
を参考にしています。

知らないと損する「社長のための出張旅費規程」の使い方(中編)

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